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ANTES DE INVESTIR PESADO EM COLABORAÇÃO, CRIE A CULTURA

06/05/2011

A colaboração é uma componente chave no mundo dos negócios. As forças de trabalho estão incrivelmente dispersas, com trabalhadores situados em locais externos às sedes das organizações, sendo necessário lidar com fornecedores estrangeiros e parcerias à escala global. Tudo isso faz o trabalho de coordenação ser mais difícil do que nunca.

Felizmente, um leque enorme de serviços emergiu e tira partido da Internet para ligar, de forma inovadora, equipes distribuídas. E, obviamente, as pessoas a trabalharem no mesmo escritório também podem usufruir da colaboração online.

Vários especialistas  consideraram que as ferramentas de colaboração e de Web 2.0 estão melhores: sabe-se melhor como implementá-las e há uma noção melhor sobre o que esperar delas. Apesar disso, muitos também concordam
que é ainda difícil colocar a plataforma a funcionar bem.

Muitos esforços de colaboração falham porque as empresas vão atravessando ?modas?. Implementam algum software, nomeiam alguém para liderar o projeto e esperam que alguma coisa extraordinária aconteça.
"A realidade é que é necessário construir uma infraestrutura? e o hábito de uso. Plataformas colaborativas envolvem as pessoas e seus processos, antes da tecnologia. E o processo de implementação nunca é de um dia para o outro.

Contudo, não há dúvidas sobre a necessidade de as empresas adotarem novas ferramentas de socialização.  A geração mais nova de empregados tem uma experiência de computação mais rica em casa do que no trabalho. E isso exige que as empresas melhorem a sua oferta tecnológica aos colaboradores, como se fossem serviços.

É certo que deve ser replicado o ambiente de funcionalidades da Internet. Mas não se pode deixar instalar a confusão. Muitas das primeiras ferramentas de colaboração procuravam, sobretudo, facilitar as comunicações entre colegas de trabalho, com quem já havia uma ligação muito forte.

As novas ferramentas procuram tornar mais fácil, a colaboração com aquelas pessoas situadas (virtualmente) no anel concêntrico seguinte, com as quais as ligações são mais fracas, e no patamar a seguir a esse ? ainda com potencial de negócio mas com o qual as ligações são menos fortes. É essa a abordagem correta.

E nem é preciso um orçamento de TI muito grande para fazer os funcionários da empresa adquirirem o hábito de colaborar online. Embora os programas empresariais como o SharePoint Server, da Microsoft, sejam um padrão nas grandes empresas, muitas das suas funcionalidades podem ser facilmente replicadas ? e mesmo suplantadas ? com serviços online como a edição coletiva de documentos em tempo real, o ?brainstorming? e a gestão de projetos de longo prazo.

Para as pequenas e médias empresas ou em equipes e departamentos com orçamentos limitados, estas aplicações podem ser implementadas de forma rápida e barata (algumas até são gratuitas). São ferramentas a que se pode recorrer quando não é exequível implementar o SharePoint ou outra aplicação empresarial.

Selecionamos algumas aplicações online capazes de ajudar as equipes ou uma organização a serem mais produtivas e até mais criativas. As soluções referidas não são as únicas opções disponíveis no mercado mas estão entre as mais usadas.

 

1 - ?Brainstorming? e ?mind mapping?

 As ideias são o componente vital de qualquer empresa, e sessões de ?brainstorming? tornaram-se um hábito no mundo dos negócios. Obter ideias novas de outros empregados e construir projetos baseados nas ideias de uns e de outros pode desencadear uma criatividade incrível, tornando uma equipa mais do que a soma das suas partes.

O ?brainstorming? tradicional evolui em torno de um quadro branco, com um dos intervenientes a escrever cada uma das ideias à medida que surgem. Os quadros brancos oferecem o mesmo tipo de discussão livre e captação de ideias, habitualmente conjugadas com a conversação por conferência em áudio ou por mensagens instantâneas.

O ?mind mapping? ou agregação de ideias está a tornar- se uma ferramenta de ?brainstorming? popular. O site Mindmaps emprega a associação livre de ideias para obter outras em torno de um conceito central, usando uma estrutura de ?ramos e folhas? para ligar ideias umas às outras. Isto revela relações e estruturas conforme emerge um fluxo de ideias, levando frequentemente a novas ideias que não tinham surgido anteriormente.

 

2 - Writeboard

Este site foi desenvolvido pela 37signals, fabricante popular ferramenta de gestão de projeto Basecamp e criadora da matriz de Web Rails. O Writeboard é, no fundo, um espaço branco gratuito, que só suporta a introdução de texto e onde é possível registar ideias. As plataformas de colaboração não se tornam mais simples do que isto.

Escolha um nome para o seu quadro, uma senha, introduza um endereço de e-mail e estará pronto a trabalhar com a plataforma ? sem ser necessário um registo posterior. Para convidar outros colaboradores para ver o quadro ou acrescentar comentários, basta introduzir os endereços de e-mail e clicar no botão ?Send invitation", para o envio do convite.

O Writeboard oferece poucas opções mas é útil para captar e fazer florescer ideias num ápice. Escrevem-se as ideias e depois é possível movê-las de um espaço digital para o outro e distingui-las com uma formatação específica ou em listas numeradas.

O registo automático de revisões permite voltar atrás e recuperar qualquer coisa que nos tenha escapado na confusão.

 

3 - Shared Whiteboard do Show Document

O Show Document dos HBRLabs é uma coleção de ferramentas gratuitas de colaboração para suportar reuniões online.

A sua aplicação Shared Whiteboard proporciona um ambiente mais rico em funcionalidades do que o Writeboard, com uma sala virtual de conversação e ferramentas para desenho básico e anotações de texto.

Concebido para brainstorming espontâneo, os quadros criados no Show Document não são guardados, mas os utilizadores podem exportá-los para o formato PDF.


4 - Twiddla

Para um brainstorming visual, o Twiddla oferece um leque alargado de ferramentas de desenho, assim como a capacidade de carregar imagens para o quadro branco. A possibilidade de conversação por voz e a partilha de conteúdos permitem acrescentar e anotar imagens, documentos ou mesmo sites, enquanto se desenvolve uma conversa.

O serviço básico é gratuito. Pagando uma taxa mensal por uma conta profissional, é possível gravar, partilhar quadros acabados e utilizar cifragem SSL para uma segurança acrescida.


5 - Bubbl.us

O Bubbl disponibiliza o ?mind mapping? de forma simples. Os ?mapas? ou esquemas de ideias podem ser iniciados intantaneamente, a partir da página inicial do site. Mediante um registo de utilizador, é possível guardar os esquemas para utilização futura.


6 - MindMeister e Spinscape

Estes dois de serviços de ?mind mapping? oferecem colaboração em tempo real, armazenamento e partilha de esquemas, anexação de ficheiros e outras facilidades como a criação e edição de ?mapas? offline, permissões de utilização configuráveis, encriptação SSL e acesso por iPhone.

Os dois oferecem versões limitadas, mas será necessário também pagar para se obterem funcionalidades mais sofisticadas.

Criação, revisão e anotação de documentos As ferramentas online para ajudar os empregados a colaborarem na elaboração de documentos e apresentações evoluíram drasticamente nos últimos anos. Tornou- se assim mais fácil a parceiros trabalharem quase lado a lado, mesmo com metade do mundo entre eles. Para os documentos que evoluem ao longo do tempo com nova informação, os wikis são incrivelmente úteis. Simples ferramentas de edição, permitem aos membros de uma equipe, adicionar novas informações, e a revisão automática de revisões torna mais fácil voltar a versões anteriores.

Para tarefas mais avançadas, os processadores de texto online, as tabelas e as ferramentas de apresentações tornam a criação colaborativa de documentos tradicionais tão fácil como usar o Office. Até é possível para várias pessoas trabalharem  em um único documento  de forma simultânea.

Finalmente, se estiver menos preocupado com o facto de deixar outros criarem, editarem ou acrescentarem documentos, e mais focado em facilitar a revisão e o comentário de vários materiais por parte de outras pessoas, um serviço de revisão como o TextFlow ou o ReviewBasics podem ser melhores opções do que um wiki ou uma suíte de produtividade online.


7 - Wikidot e o Wikispaces

Há centenas de serviços de wiki alojados. Dois dos mais interessantes são o Wikidot e o Tangient Wikispaces. A interface WYSIWYG do Wikidot torna a edição de materiais muito fácil, mesmo para os utilizadores pouco conhecedores da tecnologia.

No caso do Wikispaces, a capacidade de exportar páginas HTML e ficheiros PDF torna-o mais adequado para gerar documentação, visando uma distribuição mais alargada.

As duas plataformas oferecem serviços de wiki alojados gratuitos, embora suportados com publicidade, assim como planos pagos de utilização (desde 50 dólares/ ano) com funcionalidades como acesso sujeito a convite, alojamento de ficheiros e a capacidade de esquematizar e ligar um domínio Web ao wiki.


8 - Google Docs, Zoho e Adobe Acrobat.com

Estas suítes online gratuitas estão entre as aplicações Web mais desenvolvidas e disponibilizam processadores de texto completos, editores de apresentações e tabelas capazes de suportarem os formatos do Microsoft Office. (A aplicação Acrobat.com Tables combina algumas funcionalidades de folha de cálculo e de base de dados).

Cada serviço torna fácil convidar outras pessoas a participar e dar a elas permissões de edição, comentário ou revisão de documentos partilhados.

Os três serviços permitem a colaboração em tempo real no processamento de texto e em planilhas, de forma a que várias pessoas consigam editar um arquivo ao mesmo tempo. No serviço da Google, cursores diferenciados na cor indicam quem está a trabalhar no quê. A Zoho tranca o parágrafo ou célula a ser editada por cada pessoa, de forma a que as mudanças não se sobreponham. O Google Docs e a Zoho oferecem uma barra lateral de acesso a um sistema de mensagens instantâneas, para se poder conversar com os colaboradores enquanto se trabalha.

O Acrobat.com tem as capacidades de trabalho em tempo real mais fracas. No Buzzword, o processador de texto, todo o documento fica bloqueado até o colaborador editar e gravar as mudanças dele. No caso do Tables, este permite o trabalho simultâneo de várias pessoas na mesma célula mas mantém apenas as mudanças realizadas pela pessoa com as permissões mais elevadas (o ?autor? do documento). Além disso, os utilizadores não conseguem trocar mensagens de forma instantânea na interface onde estão a editar, pelo que uma janela de conferência ConnectNow será adequada. Nenhuma destas suítes permite a edição em tempo real de apresentações, embora várias pessoas possam ver uma apresentação ao mesmo tempo que outra a edita.

A Zoho oferece uma grande variedade de ferramentas de produtividade e de negócio que vão além das grandes aplicações, tal como faz a Google nas suas Apps.

Vale a pena experimentar também a oferta gratuita da Microsoft, o Office Web Apps, se tiver uma conta de Hotmail ou Live.com. Contudo, nada do que a Google já não conseguiu com a sua plataforma é oferecido na suite da Microsoft. A não ser uma melhor visualização de documentos do Office 2010.


9 - TextFlow

O TextFlow da Nordic River Software simplifica o processo de integração de mudanças nos documentos de Word, combinando várias versões do mesmo documento em um só, e salientando as diferenças de forma a poder escolher facilmente entre eles.

O TextFlow está disponível numa versão online capaz de integrar com o serviço Box.net, de armazenamento de arquivos baseado na nuvem, ou com as Google Apps.

Usar o TextFlow com uma conta Box.net significa que é necessário carregar para lá um documento, partilhá-lo com os colaboradores - que podem editá-lo online usando o editor integrado no Box.net (uma versão do Zoho Writer menos sofisticada) - e depois combinar todas as alterações da sua conta Box.net, a qual oferece contas de 1 GB.

A versão Google Apps funciona da mesma maneira, mas está limitada a utilizadores pagantes do Premier Edition com acesso ao Google Marketplace. Uma conta gratuita permite suportar até 10 utilizações por mês. É muito possível que surjam mais versões doTextFlow no futuro. A Nordic River diz estar comprometida em integrar-se em todas as ferramentas de processamento de texto disponíveis.
 
 
 
 
Fonte: CIO

 
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