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TUTORIAL: ENVIO DE E-MAIL CONVITE PARA VÁRIOS ENDEREÇOS

Endócrines - 10/12/2004

Outro dia apareceu uma dúvida lá no Fórum do BoaDica (http://www.forumboadica.com.br) que já não foi a primeira vez, e o nosso colega Endócrines montou uma resposta-tutorial bem explicada que como poderia ajudar a outros que possuam a mesma dúvida resolvemos colocar por aqui!

A dúvida era:

Eu queria mandar um e-mail para 30 pessoas por exemplo.
Mas gostaria que mandar um de cada vez.
Vocês saberiam me dizer, se tem algum programa que faz isso?, ou uma configuração do outlook
Esses e-mails são de empresas, e gostaria de fazer um convite para um evento..

Para resolver este problema o Endócrines forneceu uma solução baseada no WORD (2000 ou 2003) do pacote Office da Microsoft (caso alguém tenha outra solução com algum outro pacote, é só nos contatar).

Aproveitamos e para facilitar o entendimento colocamos algumas imagens no processo.


Para criar e enviar uma mala direta de e-mails com essas versões faça o seguinte:

1.

Tenha à mão o documento com o nome e o e-mail da pessoa. Este documento pode ser por exemplo um banco de dados do Access ou um simples documento do Word. Para fazer o teste rapidamente, crie um documento do Word e inclua nele uma tabela com os campos: Nome, E-mail e Empresa. Preencha alguns registros.

2.

Abra o Word e escreva normalmente o texto da mensagem de e-mail.

3.

Acione Ferramentas/Cartas e Correspondências/Assistente de Mala Direta . Surgirá, uma tela a sua direita, o painel de tarefas Mala Direta.

4.

Nesse painel, escolha a opção E-mails como tipo de documento. Embaixo, clique no link "Próxima: Documento Inicial" e toque em frente para a próxima etapa.

5.

Agora, como você já escreveu a mensagem, escolha Usar o Documento Atual e clique no link "Próxima: Selecione os Destinatários".

6.

Selecione a opção Usar uma Lista Existente. Clique no comando Procurar e indique o documento com a lista de destinatários. Avance para a próximo passo.

7.

Se quiser personalizar a mensagem por exemplo, colocando no alto do texto o nome da pessoa e a empresa, posicione o cursor no local desejado e acione o comando Bloco de Endereço.

8.

Na caixa Inserir Bloco de Endereço, indique os itens de endereço - nome, empresa e etc. - que você deseja incluir no e-mail. Depois, clique no link "Próxima: Visualize as Cartas".

9.

Agora você tem uma amostra de como ficará o seu e-mail. Se algo não ficar do seu agrado, clique no link "Anterior"e volte para fazer as alterações necessárias. Se tudo estiver bem, clique em "Próxima: Conclua a Mensagem".

10.

Clique no comando E-mail. O Word abre a caixa Mesclagem para E-mail. Nela, escreva o assunto de sua mensagem. Atenção, antes de adicionar OK, não se esqueça de escolher, na caixa Formato de Mensagem, a opção Texto sem Formatação. Se você utilizar HTML, que é a opção-padrão, o comando não irá funcionar.

Pronto, as suas mensagens foram enviadas. Naturalmente, você ainda pode incluir outros campos de variáveis, desde que eles estejam disponíveis no documento de origem dos dados.

Você também pode incluir em sua mensagem campos calculados com base nestas informações. Se, por exemplo, o banco de dados tiver campo Sexo, preenchido com M ou F, podemos tratar o destinatário de forma adequada, sem aquele famoso e preguiçoso "Prezado(a) Senhor(a)". Para fazermos isso, devemos criar um campo especial de dados. Siga os seguintes passos:

1.

Se a barra de ferramentas Mala Direta não estiver visível, acione Exibir / Barra de Ferramentas/ Mala Direta.

2.

Na barra Mala Direta, clique no botão Inserir Campo do Word e escolha a opção Se...Então...Senão.

3.

Na tela que se abre, escolha Sexo na caixa Nome do Campo.

4.

Na caixa Comparar Com, escreva M. Em seguida, escreva "Prezado Senhor" (sem as aspas) no campo Inserir Este Texto e "Prezada Senhora" (sem as aspas) no espaço abaixo. Dê OK. Pronto você acabou de dar no Word a seguinte orientação: se o campo Sexo for M, use o tratamento no masculino. Caso contrário, use o feminino. Também é possível criar campos de mesclagem mais complexos, usando cálculos aritméticos, combinações de campos do banco de dados e outros recursos de mala-direta.



E não se esqueça: se você tiver alguma outra dúvida, sobre hardware, ou software, não deixe de dar uma passada lá no Fórum do BoaDica. Lá você irá encontrar uma turma muito legal, que conversa sobre todos os assuntos, e você encontrará gente com experiência técnica ou não, mas todos com muita vontade de ajudar e colaborar! É só clicar em http://www.forumboadica.com.br

 
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